Å ha en god struktur og kultur for hvordan vi samarbeider, og hvordan vi organiserer våre møter, er avgjørende for å sikre effektivitet, produktivitet og trivsel blant ansatte.

​

Det er nyttig å jevnlig vurdere samarbeidsformer og møtene vi har.

​

Still dere selv noen spørsmål:

• Hvilke møter har vi?

• Hvorfor har vi disse møtene? Hva ønsker vi å oppnå?

• Hva er innholdet i møtene?

• Hvem deltar i møtene?

• Hvordan gjennomfører vi møtene?

• Hva skjer etter møtene? Eller mellom møtene? (vi har jo ofte møteserier)

 

I mitt arbeid med ulike ledergrupper eller avdelinger, er det ofte et ønske om å få til bedre møter. Og nesten uten unntak så handler diskusjonen om å få til en god møtestruktur og at det innebærer klare agendaer, tidsstyring og definerte mål for hvert møte. Med slike ting på plass er det enklere for deltakerne med å forstå hva som forventes av dem, og reduserer risikoen for at møtene drar ut i tid uten å oppnå konkrete resultater. Når alle vet hva som skal diskuteres og hvilke beslutninger som skal tas, blir møtene mer fokuserte og produktive.

 

Det er flere vanlige utfordringer som kan oppstå i forbindelse med møter i en virksomhet

1. Manglende agenda: Uten en klar agenda kan møter bli ineffektive og tidkrevende. Deltakerne kan miste fokus, og det kan være vanskelig å oppnå konkrete resultater.

2. Dårlig tidsstyring: Møter som drar ut i tid kan føre til at deltakerne mister interessen og engasjementet. Det er viktig å holde seg til tidsrammen for å sikre at alle punkter på agendaen blir dekket.

3. Uklare mål: Hvis målene for møtet ikke er tydelige, kan det være vanskelig for deltakerne å forstå hva som forventes av dem. Dette kan føre til forvirring og ineffektivitet.

4. Mangel på deltakelse: Noen ganger kan enkelte deltakere dominere møtet, mens andre forblir passive. Dette kan hindre verdifulle innspill og perspektiver fra å komme frem.

5. Tekniske problemer: I dagens digitale verden er mange møter virtuelle, og tekniske problemer som dårlig internettforbindelse eller problemer med møteplattformer kan forstyrre møtets flyt.

6. Mangel på oppfølging: Uten en klar plan for oppfølging etter møtet kan beslutninger og tiltak som ble diskutert, bli glemt eller ignorert. Det er viktig å ha en struktur for å følge opp og implementere det som ble avtalt.

7. Kulturelle forskjeller: I både internasjonale og lokale virksomheter kan kulturelle forskjeller påvirke hvordan møter gjennomføres og oppfattes. Det er viktig å være bevisst på og respektere disse forskjellene, og være tydelig på forventningsavklaringer for å sikre et vellykket møte.

 

Ved å være oppmerksom på disse utfordringene og jobbe aktivt for å overvinne dem, kan virksomheter forbedre effektiviteten og produktiviteten i sine møter.

 

Ulike behov gir ulike måter å samarbeide på og ulike typer møter

Det er vel og bra å jobbe med strukturen på tradisjonelle møter, men fortsatt oppleves det som for mange møter, og det diskuteres nesten aldri alternative samarbeidsformer enn de tradisjonelle møtene. Ikke alle møter blir bedre av at agenda og saksunderlag er klart i god tid, at alle har lest seg opp og at det skrives referater. I en del sammenhenger er denne type formaliteter knyttet til møter akkurat det som oppleves som et herk og tidkrevende, og det forsinker framdrift og gjennomføring.

 

Min erfaring er at mange kommer løpende inn i et møte, direkte fra et annet, har forberedt seg lite eller ikke i det hele tatt, deltar på sparket med det som er fremst i hodet, og går ut av møtet med nye oppgaver som skal legges til oppgavelista som allerede er full og vel så det.

 

Vi må gå fra at møter er noe vi stiller opp til og som bare genererer mer arbeid, til at det er samarbeidsarenaer som oppleves som nyttig og som gjør at man kommer et skritt videre i det det jobbes med.

 

Ti ulike møter – for best mulig samarbeid, avhengig av behov, mål og preferanser

 

Statusmøter

Disse møtene holdes regelmessig for å oppdatere teamet om fremdriften i prosjekter og oppgaver. De gir en mulighet til å identifisere eventuelle hindringer og justere planer etter behov.

• Disse møtene trenger ikke en fast agenda, man trenger ikke å lage et eget saksunderlag, men dele lenke til der man har oppdatert informasjon om status i arbeidet (eks. i Teams, Planner eller andre løsninger), og evt. innspill som kommer i møtet oppdateres på samme sted. Det kan være ønskelig å supplere den løpende statusoppdateringen med noen faste tema som skal informeres om regelmessig eller på visse tidspunkt i løpet av året, da kan et årshjul være nyttig å bruke.  

 

Beslutningsmøter

Formålet med disse møtene er å ta viktige beslutninger som påvirker virksomheten. Deltakerne diskuterer alternativer og kommer frem til en enighet om den beste løsningen.

• Dette er møter som i større grad må forberedes og saksunderlag må utarbeides med nødvendige analyser og involvering av de som skal bidra til å opplyse saken så godt som mulig før en beslutning kan fattes. Her må deltakere forberede seg, og det er viktig med referater for å dokumentere saksbehandling. Jeg har svært god erfaring med å bruke Agenda som digital møteromsløsning, for å strukturere agenda, saksunderlag, beslutninger og automatisering av referat. At det er integrert i Teams er veldig praktisk.   

 

Brainstormingmøter

Disse møtene er designet for å generere nye ideer og løsninger. Deltakerne oppfordres til å tenke kreativt og dele sine tanker uten umiddelbar kritikk eller vurdering.

• Her er det kreativitet som skal blomstre, og da handler det mer om kunnskap og ferdigheter i å fasilitere møtene for å engasjere alle deltakere. Det jobbes ofte med lapper på veggen enten fysisk eller digitalt og ulike metoder og verktøy for å få opp ideer, sortere og prioritere. For oppfølging i etterkant har jeg også god erfaring med å bruke Planner eller lignende som verktøy.

 

Problemløsningsmøter

Når det oppstår spesifikke problemer eller utfordringer, holdes disse møtene for å finne løsninger. Deltakerne analyserer problemet og utvikler handlingsplaner for å løse det.

• Dette er gjerne møter som settes opp adhoc, når problemet oppstår. Her er det viktigste å sette sammen de riktige personene for å kunne løse problemet. Dette er møter jeg ser at oftest oppleves nyttig. Det handler nok om at tema gjerne er veldig avgrenset og løser en akutt situasjon. Men også disse møtene er viktig at ikke blir bare pratemøter, og at de oppsummeres slik at det er tydelig hvem som skal gjøre hva for å faktisk løse problemet når møtet er ferdig. Alt etter hvilken type problem det er snakk om, så må det vurderes om det trengs et referat for dokumentasjon av beslutning og ansvarliggjøring av oppfølging, eventuelt at det også her kan brukes arbeidsverktøy for oppfølging av oppgaver (eks. Planner)

 

Planleggingsmøter

Disse møtene brukes til å planlegge fremtidige prosjekter, aktiviteter eller hendelser. Deltakerne setter mål, definerer oppgaver og tildeler ressurser.

• Dersom det er prosjekter som skal planlegges, har man gjerne egne metodebeskrivelser og verktøy som benyttes. Virksomheten har kanskje en prosjekthåndbok eller metodikk som følges, maler for mandat, framdriftsplaner og gjennomføring, og det brukes prosjektstyringsverktøy som Project eller noe enklere i Excel. Dokumentasjon skjer da ofte i disse verktøyene eller malene. Men også her kan møteromsløsninger som Agenda fungere godt (se punkt 2 om beslutningsmøter). Er det mer planlegging av året for f.eks. en HR-avdeling eller økonomiavdeling, kan et årshjul være en god måte å strukturere det som kommer ut av planleggingsmøtet.  

 

Informasjonsmøter

Formålet med disse møtene er å dele viktig informasjon med deltakerne. Dette kan inkludere oppdateringer om virksomheten, nye retningslinjer eller endringer i prosedyrer.

• I denne type møter er det viktigst at agendaen og innkallingen er klar, slik at alle som bør motta informasjonen er til stede. Presentasjoner som benyttes bør være av en slik karakter at de kan deles i etterkant, og forståelig også for de som eventuelt ikke kunne delta på møtet. Å ha gode digitale løsninger for å dele informasjon om at det kommer informasjonsmøter (kalender eller i et årshjul om de gjennomføres regelmessig gjennom året), og samle materiale som kan deles i etterkant.

 

Kundemøter

Disse møtene holdes med kunder for å diskutere deres behov, presentere løsninger og bygge relasjoner. De kan være avgjørende for å sikre kundetilfredshet og lojalitet.

• Innholdet i kundemøter kan også variere, så hva som kreves vil avhenge av tema som skal tas opp. Tydelig agenda, vurdering av hvem som bør være med fra både kunde og leverandør, og referat hører med. Dersom det er beslutninger som skal fattes må man ha et godt underlag slik at alle får forberedt seg, og et referat som dokumenterer beslutninger, evt. at man også har felles løsning for status og oppføling digitalt (eks. Planner). Dersom det er faste møter, kan det være nyttig med årshjul og eventuelt fordeling av tema gjennom en syklus.

 

Opplæringsmøter

Disse møtene er designet for å gi opplæring og utvikling til ansatte. De kan inkludere workshops, seminarer eller kurs for å forbedre ferdigheter og kunnskap.

• Kompetanseutvikling skjer gjennom aktivitet, og det er viktig å ha med seg når man setter i gang opplæringsaktiviteter. En kombinasjon av kunnskapspåfyll, trening og erfaringslæring har vist seg å ha størst effekt. For å ha effektive felles økter (møter), kan det være smart å ha levert ut informasjon/materiale i forkant og forplikte deltakere til å forberede seg. På den måten kan man bruke selve møtet/kurset til å diskutere, dele erfaringer, stille spørsmål og/eller trene på det man skal lære. Det bør være klart også hvordan det skal følges opp i etterkant. Her kan det være greit å ha en samarbeidsarena f.eks. i Teams som fungerer både i fellesøkter og mellom, en møteløsning for å sette opp innhold i hver felles arbeidsøkt, og evt. et årshjul der man kan fordele ulike tema i løpet av et år.

 

Evaluering- og tilbakemeldingsmøter

Disse møtene brukes til å evaluere prestasjoner og gi tilbakemeldinger. De kan være en-til-en møter mellom leder og ansatt, eller gruppemøter for å diskutere teamets prestasjoner.

• Flere virksomheter har egne løsninger for Individuelle møter mellom leder og medarbeider, i form av verktøy for medarbeidersamtaler, utviklingssamtaler, statusprater e.l. Om man ikke har det, er det uansett viktig at det referatføres på en måte, slik at man har en viss oversikt over de områdene som blir tatt opp, spesielt med tanke på oppfølging. Jeg vil også her anbefale digitale verktøy for oppgaveoppfølging (som f.eks. Planner) som lettere kan jobbes med kontinuerlig, i stedet for individuelle referater fra hvert møte. I en gruppe/team kan man gjerne sette opp et årshjul for møtene, og knyttet det til Planner for å ha oversikt over innsatsområder og oppfølging. Det gir også innsikt på tvers, og kan evt. gis tilgang til for andre som har nytte av å sjekke status.   

 

Sosiale møter

Disse møtene er ment for å bygge relasjoner og fremme samarbeid blant ansatte. De kan inkludere teambuilding-aktiviteter, feiringer eller uformelle samlinger.

• Disse møtene bør ha minst mulig formelle rammer. Samtidig blir de ikke vellykket av seg selv. Det vil si at «noen» må ha ansvar for å sikre et fornuftig innhold og ha både entusiasme, kreativitet og en viss kompetanse på å fasilitere.

 

Hva kan vi oppnå med å ha et mer bevisst forhold til hvilke møter vi har?

En positiv møtekultur med forutsigbarhet fremmer åpen kommunikasjon, samarbeid og respekt blant deltakerne.

 

Å ha møter og samarbeidsarenaer som gir mening og oppleves som nyttig er viktig for engasjement og aktiv deltakelse. Samtidig er det ikke bare struktur som er viktig, man må også bygge opp en kultur der alle føler seg trygge til å dele sine meninger og ideer. Med psykologisk trygghet i bunnen får man mer kreative løsninger og bedre beslutninger. En god møtekultur bidrar også til å bygge sterke relasjoner og tillit mellom kolleger, noe som er viktig for et godt arbeidsmiljø.

 

Det er nyttig å snakke om hva man forventer av hverandre når det gjelder samarbeid i og utenfor møtene, og at det gjøres jevnlig. Vi trenger å stadig minnes på hva som forventes av møteledelse og møtedeltakelse. Slike gjensidige forventningsavklaringer forebygger passive møtedeltakere som opplever møtene som tidstyver.

 

Ved å investere tid og ressurser i å utvikle en god struktur og kultur for møter, kan virksomheter oppnå bedre resultater og økt medarbeidertilfredshet. Dette kan igjen føre til høyere produktivitet, lavere turnover og en mer positiv arbeidsplass.